O programie Digital Collaboration wspierającym cyfrową transformację w Grupie Żywiec rozmawiamy z Magdaleną Kaczyńską – Specjalistką ds. rozwoju systemów IT zajmującą się sprzedażą i innowacjami.
Digitalizacja to fanaberia czy konieczność?
Digitalizacja jest dla nas bardzo ważna – stawiamy na cyfryzację w różnych obszarach, wiemy że takie są trendy rynkowe i musimy podążać w tym kierunku, żeby nie zostać z tyłu. Stawiamy na digital w różnych obszarach: współpracy, ale też sprzedaży, marketingu, produkcji, właściwie wszędzie.
Digital Collaboration – co to takiego?
Program Digital Collaboration został zapoczątkowany poprzez nasze dążenie do cyfrowych standardów Heinekena i transformację do narzędzi Office 365 w jego najnowszej wersji. Korzystamy z SharePoint, MS Teams, oneDrive i innych pokrewnych narzędzi, które w założeniu mają usprawniać pracę w organizacji. W praktyce wygląda to np. tak że zastąpiliśmy rozmowy telefoniczne i spotkania na Skype korzystaniem z MS Teams, co lepiej sprawdza się w pracy grupowej, dążymy też do tego, żeby pracownicy przestali korzystać z niebezpiecznych pendrive i przenieśli się na sprawdzone przez nas, bezpieczne środowisko OneDrive, gdy chcą się podzielić z kimś plikami. Wydaje się to być małą zmianą, ale z punktu widzenia użytkownika musiał on się sporo nauczyć, by w pełni wykorzystywać potencjał nowych narzędzi.
Jesteśmy na różnym poziomie zaawansowania technologicznego, niektórzy z nas nie są na co dzień związani z technologią, a my chcemy ten poziom wyrównywać. Dlatego przed pandemią nasze spotkania odbywały się lokalnie w różnych naszych jednostkach, w tym w browarach, obecnie pracujemy oczywiście online, a spotkania mają zazwyczaj formę webinarów dostępnych dla wszystkich pracowników. Wcześniej szkolenia prowadzone były zazwyczaj przez ludzi z zewnątrz, teraz mamy też naszych specjalistów w tym temacie.
W jaki sposób pandemia i konieczność pracy zdalnej wpłynęła na organizację?
Cały proces transformacji do Office 365 rozpoczęliśmy już rok temu, co powoduje, że teraz jesteśmy w lepszej sytuacji. Kiedy zaczęła się pandemia i wszyscy przeszliśmy na pracę zdalną, to uniknęliśmy dyskomfortu i kłopotliwych sytuacji, w których np. ktoś nie wiedział jak się połączyć na MS Teams, bo wcześniej spotkania odbywały się tylko na żywo. Dzięki tym narzędziom działania grupowe, współdzielenie plików i wspólna praca są dużo łatwiejsze – jeśli mamy oneDrive i opcję, by jeden dokument edytowało w tym samym czasie kilka osób, to nawet pracując zdalnie z różnych lokalizacji jesteśmy w stanie robić to skutecznie, nie musimy się w tym celu spotykać.
Jakie są efekty tych działań?
Z moich obserwacji wynika, że to wymuszone przejście na pracę zdalną nie było dla nas dużym wyzwaniem, bo byliśmy przygotowani na tę nową rzeczywistość. To oczywiście nie jest tak, że przewidywaliśmy taki scenariusz wydarzeń, z jakim mamy do czynienia obecnie, bo nikt sobie nie wyobrażał takiej sytuacji. Teraz jednak procentują podjęte wcześniej przez nas działania wdrożeniowe i wysiłek szkoleniowy w zakresie digitalizacji, która jest trendem nie do uniknięcia i którą pandemia COVID-19 tylko przyspieszyła. Nowe narzędzia stanowią wsparcie w codziennych obowiązkach dla wszystkich naszych pracowników, na wszystkich szczeblach, a w czasach masowej pracy zdalnej okazują się nieocenione.
Dziękujemy za rozmowę!