Dzisiaj rozmawiamy z Dawidem Szydlakiem i Rafałem Rzeszutkiem o wspólnym szukaniu rozwiązań dla problemów, z którymi spotykają się pracownicy podczas wykonywania swoich obowiązków oraz pomysłach, które to wspomagają.
Co to jest Sherlock Waste? Dlaczego został wdrożony, jak działa i jakie problemy rozwiązuje?
To narzędzie, którego używamy w Grupie Żywiec od lutego 2022 i do którego dostęp mają wszyscy pracownicy. Celem tego projektu jest zbieranie w jednym miejscu pojawiających się w różnych obszarach problemów i niedogodności, z którymi poszczególni pracownicy nie mogą sobie poradzić samodzielnie, dzielenie się nimi i wspólne szukanie rozwiązań.
Problemy można zgłaszać w kilku kategoriach odpowiadających głównym obszarom funkcjonowania firmy: sprzedaży, IT, produkcji, HR, marketingu, logistyce, administracji oraz BHP. Jeżeli patrzymy na rozkład dotychczasowych zgłoszeń to najwięcej dotyczy obszarów produkcji i sprzedaży, co pewnie wynika z faktu, że tam mamy najwięcej pracowników.
Program oparty jest na grywalizacji, żeby zwiększyć zaangażowanie pracowników. Dostają oni punkty za zgłaszanie problemów oraz ich rozwiązań, a co kwartał dla najbardziej aktywnych mamy nagrody. Nowy regulamin, który wszedł w życie od kwietnia przewiduje większe nagrody dla tych rozwiązań, które przyniosą największe efekty biznesowe, bo chcemy położyć nacisk nie na ilość, ale na jakość.
Do czego służy, a do czego nie nadaje się Sherlock Waste?
W Sherlocku nie zgłaszamy usterek – niedziałająca klawiatura to sprawa dla service desk, jest to natomiast właściwe miejsce dla wszelkich problemów procesowych, które trzeba przeanalizować.
Gdy pracownik natrafia na problem może się wydawać bez sensu zgłaszanie go, bo i tak nic się nie zmieni, ale Sherlock Waste to dowód na to, że jest inaczej! Niemal każdy zgłoszony problem otrzymał jakąś propozycję rozwiązania, a mniej więcej 20% udało się rozwiązać systemowo raz na zawsze.
Druga rzecz to fakt, że każdy z pracowników widzi problemy innych – są one transparentne. Jako firma możemy zobaczyć z czym się mierzymy i jakie kłopoty napotykają nasi pracownicy. Mamy jasną sytuację i wiemy, gdzie możemy szukać ulepszeń. Dodatkowo zgłoszone problemy mają opcję „mam to samo”, więc nie tylko wiemy, że dany problem istnieje, ale też jak dużej grupy dotyczy, czy jest związany z konkretną lokalizacją, czy jest uniwersalny.
Biorąc też pod uwagę skalę naszej działalności Sherlock Waste daje nam jeszcze jedną rzecz – nieważne kto i gdzie zauważy problem, ważne żeby zgłosił go poprzez to narzędzie, dzięki temu nie musi przejmować się hierarchicznością, nie musi wiedzieć kto jest odpowiedzialny za ten konkretny obszar i powinien zająć się rozwiązaniem, bo każda kategoria ma swojego koordynatora i to on zajmuje się przypisaniem problemu do konkretnej osoby.
Jak to wygląda od strony technicznej?
Program został wdrożony wspólnie z firma zewnętrzną – Sherlock Waste, która dostarcza nam to narzędzie. Jest to aplikacja online, do której można zalogować się albo przez stronę internetową albo przez aplikacje mobilną na telefonie lub tablecie, którą można pobrać z marketu aplikacji dla poszczególnych platform. Aby korzystać z tego rozwiązania wystarczy się zalogować przez służbowe loginy, nie jest wymagane żadne dodatkowe zakładanie konta, ponieważ każdy z pracowników otrzymuje je dołączając do zespołu.
Możecie podzielić się jakimiś statystykami?
Od początku istnienia (od 2022 roku) zostało zgłoszonych ponad 400 problemów, na które zgłoszono ponad 900 rozwiązań – ponad 2 pomysły na problem. Co ważne, prawie na każdy zgłoszony problem, pojawia się jakieś rozwiązanie, czyli przygotowując zgłoszenie mam praktycznie pewność, że ktoś w większy bądź mniejszy sposób pomoże ?
Spośród zgłoszonych problemów, 85 zostało trwale rozwiązanych – w wypadku niektórych z nich rozwiązanie zwiększa satysfakcję lub komfort w pracy, jednak są też bardziej spektakularne przykłady, które w browarach pomagają skrócić czas przezbrojeń maszyn czy polepszają statystyki produkcji. Ich skala jest więc bardzo różna, od drobnych po takie, które mają wpływ na roczne wyniki produkcyjne.
Dziękujemy za rozmowę!